Consejos sobre como llevar a cabo una reunión exitosa

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Si trabajas en una compañía con un par de divisiones y que tiene en marcha varios proyectos, puedes esperar tener diferentes tipos de reuniones casi constantemente. Siempre hay algo que discutir, proyectos que cerrar, resultados que mostrar, etc.

Ese tipo de reuniones debería ser simple y al grano, pero muy a menudo se van fuera del alcance y toman horas en terminar. Las reuniones deberían ayudar a resolver problemas y obtener nuevas ideas, pero a veces solo sacan a los empleados de lo que se encontraban haciendo, dejando emails y teléfonos sin atender.

Te daremos algunas ideas, sobre cómo llevar a cabo una reunión de manera efectiva y sin perder el tiempo, que pueden ser usadas para diferentes tareas.

 

Si una reunión es larga y aburrida, donde sólo una persona habla, la gente puede decir que la reunión de la que tomaron parte no tuvo ningún objetivo y que les ha hecho perder su tiempo. Tal vez sea exagerado, pero a veces la gente que ha tenido que ir a reuniones puede hacer muchísimo más detrás de sus escritorios durante ese tiempo. Otra cosa que pasa a menudo es que luego de una reunión, la gente tiene aún mas tareas que terminar que antes de la misma, lo que puede resultar frustrante. Te daremos algunos consejos sobre cómo hacer que tus reuniones sean mejores, mas eficientes y directo al grano.

Mantenla breve

Las reuniones no deberían tomar mas de una hora. Es crucial ir directo al grano durante las reuniones y mantenerlas breves. No hay razón para tener a tus empleados en una reunión de una hora, donde sólo explicaron lo que estaban haciendo. A veces es mas simple enviar un email a tu equipo contándoles algo que ha pasado, en vez de tener una reunión al respecto. Si hay un reporte que necesitas obtener, quizás pueda enviarse por email en lugar de presentarse en una reunión. Algunas compañías tienden a tener reuniones de forma regular, lo cual tampoco es una muy buena manera de ahorrar tiempo. Hay muchas cosas que necesitan más de una semana para dar resultados y a veces no es requerido reunirse sino hay nada nuevo que discutir.

Busca la gente apropiada

A veces cuando comienzas una reunión, resulta que eres el único que se encuentra hablando. Hablas y cuando miras alrededor, hay gente haciendo gestos afirmativos sin decir una palabra. Luego la reunión termina y todo el mundo vuelve a sus tareas. Esto puede ser frustrante, así que es tu deber seleccionar un buen grupo de personas para la reunión. Deberías seleccionar gente que tiene algo que decir y que no tenga miedo de decirlo, así como aquellos que toman las decisiones. Es bueno escuchar diferentes opiniones y tener una discusión antes que sentarse y escuchar.

Mantente dentro del tópico

Pasa muy a menudo que durante una reunión, alguien hace una pregunta, la cual realmente no es relevante al tópico de la reunión pero termina acaparando la misma. Esa es una mala situación dado que si ya tenías una agenda, deberías seguirla, de lo contrario la reunión podría terminar sin haber discutido los problemas en tópico. Es bueno dejar que las preguntas se hagan al final de la reunión. Y para evitar tal situación, es bueno mandar la agenda a las personas que participarán en la reunión y que ellos la acepten. De esta manera puedes asegurarte que el rango de tiempo al que apuntas puede ser cumplido.

Piensa y propone soluciones

Es bueno que tengas ideas que puedes presentar en la reunión, pero es aún mejor tener soluciones. Por ejemplo, no es bueno sugerir cambiar algo dentro de la compañía sólo porque piensas que sería bueno. Presenta alguna solución, por qué es que ese cambio necesario, y cómo lograrlo. Esto ahorrará muchísimo tiempo. Si no presentas algunos datos sobre tu idea, puedes terminar escalando la pregunta y discutiendo la solución, y en última instancia podría fácilmente romper tu agenda.

Sé claro

Puede ser muy molesto que cuando terminas la reunión la gente se encuentre confundida. No están seguro si lo que escucharon es lo que realmente dijiste, o si escucharon mal y no saben realmente que pensar al respecto. Para prevenir tales confusiones, deberías o bien preguntar si todo lo que dijiste se entendió bien o sólo repetirlo, para que todo el mundo lo pueda escuchar nuevamente y entenderlo.

Sé preciso al concluir una reunión

Esta será la última vez, antes de que la reunión termine, para asegurarse que todo lo que ha sido discutido se entendió. Deberías decir lo que ha sido decidido, a quién le corresponde cada tarea y si hay algún tiempo límite. Es una buena forma de mostrarle a todos para qué ha sido la reunión y de tener todo por escrito. De esta forma puedes evitar preguntas futuras, ya que todos deberían conocer sus roles. Luego de la reunión puedes también mandar alguna clase de seguimiento sobre la misma a tu equipo, así lo tienen en su casilla de mail. Esperamos que algunos de estos consejos te ayuden en mejorar la preparación de tus reuniones.

FUENTE: http://www.citynetworkhosting.com.ar/city-network-es/consejos-sobre-como-llevar-a-cabo-una-reunion-exitosa/

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